Опубликован автором: Корпоративная электронная почта представляет собой средство коммуникации для бизнеса. Она служит для ведения деловой переписки: согласования различных документов, фиксации достигнутых соглашений и обмена файлами между сотрудниками. Обычно такая почта доступна исключительно для работников компании, располагается на её корпоративном домене, и в адресе обязательно содержится название домена организации.
Какие преимущества есть у корпоративной почты?
1. Запоминаемость бренда. Даже если человек не открыл письмо, он может увидеть название компании. Когда человек часто встречает одно и то же название, это способствует его запоминанию.
2. Лояльность клиентов. Пользователи проявляют больше доверия к рассылкам, поступающим с официального электронного адреса компании, что существенно увеличивает шансы на то, что они откроют это письмо.
3. Письма меньше попадают в спам. Когда используются корпоративные почты с правильно настроенными записями SPF и DKIM. Эти записи помогают почтовым сервисам не относить данные письма к спам-категории. В результате, сообщение от компании, отправленное с корпоративного адреса, имеет гораздо больше шансов быть прочитанным, чем письмо, отправленное с обычного почтового домена.
4. Безопасность. Электронные почтовые сервисы часто становятся мишенью для киберпреступников, поскольку в них содержатся не только документы, но и большое количество рабочих переписок с защищенной информацией. Для личных почтовых аккаунтов зачастую отсутствуют дополнительные меры безопасности или их реализация требует специальных знаний. В случае корпоративной электронной почты доступно больше вариантов для повышения безопасности, и за их настройку может отвечать квалифицированный специалист.
5. Обеспечение безопасности клиентов от попыток взлома мошенников. Не только телефонные аферисты могут выдавать себя за работников известных компаний. Обманчивое письмо также способно ввести в заблуждение. Если у компании имеется собственный электронный адрес, то клиент, скорее всего, не поверит сообщениям, поступившим с незнакомого адресата.
Сервисы для настройки корпоративной почты
Для создания почты организации используют два вида сервисов:
— почта на домене,
— создание своего почтового сервера.
Как сделать корпоративную почту на своем домене
Если рассматривать общий алгоритм, как создать доменную почту, то надо выполнить 5 шагов:
Шаг 1. Подключить домен. Зайдите в свою учётную запись почтового сервиса, введите доменное имя и подключите его.
Шаг 2. Добавить MX-запись. Обратите внимание! Если на домене уже прописаны MX-записи, то их нужно удалить, чтобы не возникало конфликтов в системе. Эту запись можно добавить как в личном кабинете, так и в панели управления хостинга или VPS. Всё зависит от DNS-серверов, которые указаны для домена:
ns1.reg.ru и ns2.reg.ru,
ns1.hosting.reg.ru и ns2.hosting.reg.ru,
ns5.hosting.reg.ru и ns6.hosting.reg.ru.
Шаг 3. Добавить SPF-запись. Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=spf1… Например, v=spf1 ip4:123.123.123.123 a mx include:_spf.hosting.reg.ru include:_spf.google.com ~all, где 123.123.123.123 ― IP-адрес вашего сервера. Узнать IP-адрес можно в панели управления хостинга или VPS. Точную запись предоставит почтовый сервис. Эта запись снижает вероятность попадания ваших писем в спам.
Шаг 4. Добавить DKIM. Она добавляется в поле TXT-запись и имеет вид v=DKIM1… При создании DKIM используйте инструкции для вашего почтового сервиса:
почта Рег.ру,
Яндекс.Почта,
почта Mail.ru.
Шаг 5. Добавить пользователей. На этом шаге нужно добавить список пользователей, которые смогут работать в корпоративной почте.
Готово, теперь вы знаете, как сделать доменную почту.
Мы рассмотрели основные сервисы, которые позволяют сделать почту для бизнеса. На самом деле, их намного больше. Они предоставляют разные интерфейсы и функции, которые отличаются ценой, поэтому можно выбрать программу на свой вкус и кошелёк. Главное — точно понимать цель создания ящика.